Umowa powierzenia danych Scannera WooCommerce

1. Strony i akceptacja elektroniczna

Administratorem jest sprzedawca wskazany przez konto Radius i połączony sklep WooCommerce, dla którego zaakceptowano Umowę. Podmiotem przetwarzającym jest Multikapitał Sp. z o.o., ul. Krośnieńska 24, 87-100 Toruń; NIP PL9562302202; KRS 0000448302; REGON 341398889. Kontakt: hello@radiusdelivery.app.

Umowa stanowi część umowy o usługę Radius i ma pierwszeństwo w zakresie przetwarzania na rzecz Administratora. Uprawniony przedstawiciel akceptuje ją elektronicznie dla wskazanego sklepu. Dowód akceptacji obejmuje konto, adres sklepu, wersję, skrót dokumentu, język i czas. Akceptacja nie jest zgodą marketingową.

2. Polecenia, cel i czas przetwarzania

Udokumentowane polecenia obejmują uprawnione połączenie sklepu, konfigurację odbiorów, dostępy pracowników, przygotowanie zamówień, skanowanie, potwierdzenie wydania, raporty, zlecenia powiadomień oraz zweryfikowane polecenia przekazane pomocy. Przetwarzanie służy kontroli opłaconych odbiorów osobistych, kodom QR, ochronie przed podwójnym wydaniem, historii odbiorów, operacjom masowym i wyjaśnianiu niepewnego wyniku zapisu.

Podmiot przetwarzający wykorzystuje powierzone dane wyłącznie do tych poleceń, nie sprzedaje ich i nie wykorzystuje do niezwiązanej reklamy. Przetwarzanie trwa, gdy jest potrzebne do uprawnionej usługi oraz procesu zwrotu lub usunięcia opisanego niżej. Administrator ustala podstawę prawną i informuje klientów oraz personel. Podmiot przetwarzający informuje o poleceniu uznanym za niezgodne z prawem. O przetwarzaniu wymaganym prawem informuje przed jego rozpoczęciem, chyba że prawo tego zabrania.

3. Osoby, dane i operacje

Dane dotyczą klientów odbierających zamówienia oraz personelu sprzedawcy. Obejmują identyfikatory sklepu i zamówień, numery zamówień, kwalifikację płatności i zamówienia, metody i punkty odbioru, imiona i nazwiska klientów oraz produkty i ilości odczytywane do kontroli, nazwy i identyfikatory pracowników, uprawnienia, kody dostępu, statusy, czasy, identyfikatory operacji i techniczne stany błędów.

Dane klientów i listy produktów są pobierane z WooCommerce do uprawnionej kontroli i wyświetlenia; nie zapisujemy ich w centralnej tabeli odbiorów. Zapisy odbiorów zawierają odwołania do zamówień, skróty kontrolne, punkty, pracowników, status i dowód wydania. Zapisy operacji masowych obejmują odwołania do zamówień, stany i błędy. Interfejs zamówień nie przesyła do serwera Scannera pełnych danych kart, adresów rozliczeniowych ani adresów email klientów.

Operacje obejmują pobieranie, kontrolę, wyświetlanie, ograniczone przechowywanie metadanych, tworzenie kodów, przekazywanie poleceń wydania, raportowanie, eksport i usuwanie. Administrator nie powinien przekazywać niepotrzebnych danych szczególnych kategorii.

4. Poufność i bezpieczeństwo

Dostęp mają wyłącznie uprawnione osoby zobowiązane do poufności. Podmiot przetwarzający stosuje środki odpowiednie do ryzyka. Obecne środki obejmują zweryfikowane konta sprzedawców, potwierdzenie kontroli WordPressa, podpisane żądania HTTPS, ochronę przed ponowieniem żądań, kontrolę sklepu i punktu, odwoływalne dostępy pracowników, ograniczone sesje oraz szyfrowanie sekretów integracji i odzyskiwalnych prywatnych kodów.

Serwer korzysta z SQLite na trwałym dysku Render we Frankfurcie nad Menem w Niemczech. Render szyfruje dyski i ich migawki w spoczynku. Dostęp do hostingu, kluczy i kopii bazy jest ograniczony do uprawnionych operatorów. Eksport przekazujemy bezpiecznym kanałem zweryfikowanemu przedstawicielowi. Logowanie błędów aplikacji musi pomijać treści danych klientów i aktywne sekrety. Obraz kamery służy lokalnemu odczytowi QR i nie jest przesyłany jako wideo do serwera Scannera.

5. Dalsze powierzenie i transfery

Administrator upoważnia Render do hostingu, trwałego przechowywania i infrastruktury odtwarzania powierzonych danych operacyjnych. Render jest dostawcą amerykańskim; lokalizacja we Frankfurcie nie gwarantuje, że cała obsługa i przetwarzanie infrastrukturalne odbywają się tylko w EOG. Podmiot przetwarzający utrzymuje wymagane uzgodnienia i zabezpieczenia transferów, w tym odpowiednią decyzję o adekwatności lub standardowe klauzule umowne, gdy mają zastosowanie. Akceptacja tej Umowy nie jest sama w sobie zabezpieczeniem transferu. Informacje Render: https://render.com/dpa oraz https://render.com/security.

O dodaniu lub zmianie dalszego podmiotu przetwarzającego dla tego zakresu informujemy co najmniej 30 dni wcześniej w aplikacji lub przez wskazany kontakt, podając dostawcę i cel. Administrator może zgłosić uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Strony szukają rozwiązania; jeśli go nie uzgodnią, odpowiednie przetwarzanie może zakończyć się zwrotem lub usunięciem danych. Dalszym podmiotom nakłada się równoważne obowiązki, a Podmiot przetwarzający odpowiada za ich wykonywanie.

Sprzedawca sam wybiera hosting WordPressa i dostarczanie wiadomości klientów z WooCommerce. Radius nie wysyła tych wiadomości przez Zoho CRM. Przetwarzanie kont, pomocy, CRM i rozliczeń sprzedawcy na własne cele administracyjne dostawcy opisuje Polityka prywatności. Do zakupu usługi mają zastosowanie odpowiednie warunki i informacje Paddle.

6. Prawa osób, pomoc i incydenty

Wnioski dotyczące zakupów i odbiorów klientów powinny zwykle trafiać do sprzedawcy. Podmiot przetwarzający przekazuje Administratorowi wnioski dotyczące powierzonych danych oraz pomaga w dostępie, poprawianiu, eksporcie, ograniczeniu i usunięciu na zweryfikowane polecenie. Zgłoszenie wskazuje sklep i konieczne odwołania do rekordów; nie powinno zawierać haseł, aktywnych kodów ani niezwiązanych danych klientów. Zwrot powierzonych danych przez pomoc nie zależy od płatnego planu raportów.

Z uwzględnieniem dostępnych danych i charakteru przetwarzania pomagamy przy bezpieczeństwie, ocenie naruszeń, ocenach skutków i konsultacjach z organem. O stwierdzonym naruszeniu informujemy Administratora bez zbędnej zwłoki, przekazując dostępne informacje o zdarzeniu, danych, prawdopodobnych skutkach, środkach i kontakcie, a następnie uzupełnienia. Każda strona odpowiada za własne obowiązki i zgłoszenia.

7. Informacje i audyty

Podmiot przetwarzający udostępnia informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków i umożliwia oraz wspiera audyty i kontrole Administratora lub upoważnionego audytora. Uzgodnienia praktyczne chronią bezpieczeństwo systemu i poufność innych sprzedawców, bez ograniczania ustawowego prawa audytu. Strony uzgadniają zakres, termin i bezpieczne przekazanie dowodów.

8. Przechowywanie, zwrot i usunięcie

Historię operacyjną przechowujemy, gdy jest potrzebna do uprawnionej usługi, raportów, weryfikacji odbioru lub wyjaśnienia udokumentowanego problemu. Sprzedawca powinien przeglądać nieaktualne rekordy i może zlecić wcześniejsze usunięcie przez zweryfikowaną pomoc. Ta wersja WooCommerce nie usuwa automatycznie historii odbiorów po ustalonej liczbie dni. Niepewne i oczekujące operacje wymagają wyjaśnienia oraz odpowiedniej decyzji o dalszym przechowywaniu; ich stan nie uzasadnia bezterminowego zachowania danych.

Odwołanie linku blokuje dalsze użycie. Odłączenie sklepu lub odinstalowanie konektora blokuje integrację, lecz nie usuwa automatycznie historii na serwerze, nie anuluje abonamentu Paddle i nie usuwa zamówień ani lokalnych metadanych w WordPressie sprzedawcy. Aby zakończyć przetwarzanie i uzyskać zwrot lub usunięcie, Administrator przekazuje zweryfikowane polecenie na hello@radiusdelivery.app oraz wskazuje, czy przed usunięciem potrzebuje zwrotu danych.

Po zakończeniu powierzonego przetwarzania, według wyboru Administratora, Podmiot przetwarzający zwraca lub usuwa dane i usuwa istniejące kontrolowane kopie, chyba że prawo wymaga zachowania określonych danych. Operator weryfikuje uprawnienie, zatrzymuje odpowiednie przetwarzanie, wyjaśnia niepewne operacje, przygotowuje żądany eksport, usuwa operacyjne dane odbiorów, personelu i zadań masowych danego sklepu oraz zapisuje wykonanie. Eksport i instrukcje pomocy pomijają sekrety integracji oraz kody pozwalające ponownie uzyskać dostęp.

Kopie odtworzeniowe służą wyłącznie odzyskaniu usługi i mają ograniczony dostęp. Migawki dysku Render podlegają cyklowi przechowywania dostawcy; obecnie dostawca wskazuje dostępność przez co najmniej siedem dni, co nie oznacza siedmiodniowego maksimum. Oddzielne kopie SQLite należy zinwentaryzować, usuwać po ustaniu potrzeby i objąć zweryfikowanymi poleceniami usunięcia. Rejestr takich poleceń musi pozostać poza odtwarzaną kopią bazy. Odtwarzanie odbywa się w izolacji, a właściwe usunięcia są powtarzane przed wznowieniem normalnego przetwarzania.

Konto sprzedawcy, ograniczony zapis uprawnienia do trialu, rozliczenia i dowód akceptacji przetwarzane na własne cele administracyjne lub obowiązki prawne dostawcy pozostają oddzielone od usuniętych operacyjnych rekordów klientów i personelu. Dostęp oraz przechowywanie ogranicza się do udokumentowanego celu lub obowiązku. Wymóg zachowania dotyczy tylko koniecznych danych i czasu; ograniczenie usunięcia jest wyjaśniane, chyba że prawo tego zabrania.

9. Obowiązki po zakończeniu i zmiany

Poufność, bezpieczeństwo i wymagana pomoc obowiązują, dopóki pozostają powierzone dane. Umowa nie ogranicza obowiązkowych praw ani obowiązków ochrony danych, w tym wynikających z art. 28 RODO. Istotne zmiany przetwarzania, zabezpieczeń lub przechowywania są komunikowane przed ich wprowadzeniem i uwzględniane w nowej wersji akceptowanej, gdy jest to wymagane.